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Les dernières mises à jour de la plateforme Huperty

Restez à jour et découvrez ici quelles nouvelles fonctionnalités Huperty vous réserve

7.0

Mise à jour du 10 janvier 2023

Mises à jour générales

Ajouter manuellement des collaborateurs administratifs

  • Outre les prestataires de services et les propriétaires, il est désormais possible d’enregistrer d’autres collaborateurs de la gestion immobilière par immeuble. Les personnes synchronisées depuis l’ERP continuent d’être reprises par Huperty.

Interface

Processus de relocation des logements intégration emonitor

  • La nouvelle interface entre emonitor et Huperty, pour les clients qui utilisent les deux fournisseurs, a été développée et est opérationnelle.
  • La publication sur emonitor peut désormais être lancée directement à partir de Huperty. Par ailleurs, le processus est actualisé/adapté en permanence, en fonction du statut de la publication sur emonitor.

Module Messages

Fonction e-mail vers tâche

  • Grâce à la nouvelle fonction E-Mail vers tâche, les e-mails peuvent être traités directement et automatiquement par Huperty. Huperty mise sur une automatisation maximale et lit par exemple l’expéditeur de l’e-mail afin de permettre une affectation automatique à la bonne personne responsable dans la gérance.
  • Les messages qui n’ont pas pu être attribués sont affichés dans l’option de menu séparée pour le traitement manuel.

Module Immeubles

Fonction de recherche des activités

  • Il est désormais possible de rechercher des contenus et des mots-clés dans une tâche ou dans des messages (« portfolio »).
  • Important : cherchez toujours au bon niveau, là où vous avez déclenché le message dans l’arborescence des immeubles.

Module Assemblée des copropriétaires

Backend des assemblées de copropriétaires : supprimer une assemblée

  • Les assemblées peuvent désormais être supprimées à l’aide du bouton « Supprimer l’assemblée » si elles se trouvent dans le statut 1 « Préparation » (assemblées non encore démarrées).
  • Attention : les assemblées supprimées le sont définitivement et ne peuvent pas être rouvertes aisément.

Backend des assemblées de copropriétaires : rouvrir l’assemblée

  • Désormais, tout collaborateur de l’administration peut rouvrir une assemblée de manière autonome
  • Pour ce faire, cliquez sur le bouton « Rouvrir l’assemblée ». Veuillez noter que les résultats et autres peuvent être modifiés lorsque vous rouvrez une assemblée.

Backend des assemblées de copropriétaires : filtrer ses propres assemblées

  • Il est désormais possible de filtrer par « Mes assemblées », « Assemblées de mes immeubles » ou « Assemblée d’un collaborateur particulier ».

Module Attitude de l’entreprise

Affectations automatiques de cas standard

  • Dans les attitudes de l’entreprise, dans le sous-module Tâches sous Processus, il est désormais possible de contrôler l’attribution des processus standard, autrement dit à qui la tâche est initialement attribuée pour les demandes des locataires et des copropriétaires.
  • Jusqu’à présent, ces demandes étaient toujours adressées au gérant de l’immeuble concerné.
  • L’attribution peut être définie par processus.
  • Une personne ou un rôle peut être défini à cet effet.
  • En règle générale, ces paramètres sont définis pour l’ensemble de l’entreprise (par défaut).
  • Il est en outre possible de définir des règles différentes par immeuble(s), si celles-ci diffèrent des réglages de base.
  • En cas de conflit, c’est-à-dire si des règles contradictoires ont été définies, c’est toujours la règle par défaut qui s’applique en lieu et place

Créer et éditer des structures d’immeubles

  • Les attitudes de l’entreprise ont été étendus avec des structures d’immeubles comme sous-point.
  • Ici, il est possible de créer et d’éditer des structures spécifiques à l’entreprise.
  • Chaque structure représente une arborescence d’immeubles propre dans des groupes.

Visibilité

  • Faut-il restreindre la visibilité pour les collaborateurs ? Il est désormais possible d’utiliser une structure préalablement créée pour regrouper des immeubles et limiter la visibilité de certains collaborateurs.
  • Grâce aux nombreuses possibilités de filtres pour les groupes (par ex. par propriétaire, code postal/localité ou numéro d’immeuble), vous êtes extrêmement flexible lors de la création de groupes.
  • Dès que l’on active des structures d’immeubles pour la visibilité, ces restrictions s’appliquent à tous les utilisateurs. La valeur par défaut par collaborateur n’est pas attribuée à un groupe, ce qui signifie qu’ils ne voient pas d’immeuble.
  • La visibilité des groupes et donc des immeubles qu’un utilisateur peut voir peut être sélectionnée dans les paramètres utilisateur.
  • Si aucune structure n’est activée, tous les biens immobiliers sont visibles pour tous les collaborateurs.

Modèles de documents (templates)

  • Il est possible de choisir une structure d’immeuble comme modèle de document.
  • Ensuite, il est possible d’utiliser ses propres modèles pour les groupes au sein de cette structure.
  • Vous travaillez avec différentes marques, filiales ou sociétés tierces ? Contactez votre Customer Success Manager pour évaluer la configuration idéale pour votre entreprise.

Module de gestion des tâches

Processus Avenant

  • Le processus Avenant est désormais disponible pour tous les clients. Vous pouvez l’utiliser avec les modèles standard de Huperty ou déposer vos propres modèles.
  • N’hésitez pas à vous adresser à votre Customer Success Manager compétent pour déposer vos propres modèles.

Bloc de saisie Communication pouvant être affiché et masqué

  • Dans le bloc de saisie, on peut choisir entre note interne, message à l’auteur de la tâche et communication.
  • Le bloc  » Saisie  » peut désormais être ouvert ou masqué.
  • Celui-ci est toujours masqué et peut être ouvert en fonction du type de message que l’on souhaite saisir.
  • En outre, toute la section peut être ouverte ou réduite en cliquant deux fois sur l’une de ces trois options.
  • D’autres optimisations suivront

6.9

Mise à jour du 05 novembre 2022

Mises à jour générales

Tableaux standards

  • L’utilisation des tableaux standards a été améliorée
  • Les filtres appliqués sont désormais mis en évidence en bleu-Huperty
  • Les filtres peuvent désormais être enregistrés sur les tableaux par utilisateur/utilisatrice

Fonction commentaire dans la newsletter

  • le gérant/la gérante peut désormais écrire des commentaires liés aux messages/aux informations du Newsfeed.
  • Cela peut être consulté après l’envoi du message sous Activités / Vue en détail du message.
  • Si la case à cocher Commentaires est activée, le locataire peut commenter les messages du Newsfeed.
  • L’auteur de la saisie du Newsfeed est informé du commentaire par e-mail (comme jusqu’à présent).

Activation des futurs immeubles et personnes

  • Les futurs locataires et copropriétaires peuvent désormais être invités à utiliser l’application ou s’y inscrire.
  • Les futurs utilisateurs peuvent être enregistrés en mettant le filtre sur « Futur » lors de l’envoi de la lettre d’enregistrement.
  • Les futurs utilisateurs disposent ainsi d’un accès aux documents, à la billetterie, etc. Dans le backend, les futurs utilisateurs peuvent également être sélectionnés, par ex. pour un ticket ou la génération d’un ticket.

Nombre d’utilisateurs sélectionnés lors de l’envoi de messages

  • Avant l’envoi de messages, le nombre d’utilisateurs sélectionnés est désormais affiché dans les tableaux d’envoi, dans lesquels les utilisateurs peuvent être sélectionnés.
  • Ainsi, l’utilisateur sait, même si un filtre est activé, si d’autres utilisateurs ont été sélectionnés pour l’envoi de lettres/d’e-mails.
  •  
Module de gestion des tâches (ticketing)

Destinataire par défaut au sein d’un processus

  • Jusqu’à présent, lors du choix du destinataire au sein d’un processus (p. ex. lors du processus de déclaration de sinistre (PDS), lors de la demande d’offre pour un PDS), l’adresse e-mail de login du destinataire était sélectionnée comme adresse e-mail par défaut.
  • Désormais, l’adresse e-mail de contact enregistrée est sélectionnée comme adresse e-mail par défaut.
  • Il est toujours possible de la modifier manuellement.

Gestion des tâches : Aperçu : Recherche

  • Une nouvelle case à cocher a été implémentée lors de la recherche de tickets « Rechercher également le contenu des tickets ».
  • Si cette case est cochée, la recherche s’effectue également dans les tickets historisées (sinon, uniquement dans le tableau d’aperçu).
  • Indépendamment de la case à cocher, il est également possible de rechercher et de trouver un numéro de ticket, même si le ticket est déjà fermé.

Amélioration de la présentation de l’historique des tickets

  • L’ordre des activités peut être adapté en cliquant sur « Modifier l’ordre ».
    • Ce paramètre est enregistré par utilisateur.
  • Les activités peuvent être affichées en détail en cliquant sur « Développer tout » ou être développées individuellement en cliquant sur le symbole de la flèche correspondante.
  • Les tickets du système peuvent être affichées ou masquées en cliquant sur « Afficher les tickets du système ».

Vue d’ensemble (tableau de bord), vue d’ensemble des tâches et vue individuelle des tickets (redesign)

  • Via le frontend de l’app, vous avez accès sur le fil d’actualité avec aperçu des activités triées par date. 
  • La visibilité varie
    • Assemblée des propriétaires visible si la case visible a été cochée dans le backend
    • Mes tickets triés par création de ticket 
    • Téléchargement de documents – La mise en ligne dans le flux d’actualités est collectée (toutes les 24 heures) et notifiée par un  » Scheduled Job  » tous les jours à 8h00.
    • Place de marché une fois la communication créée
  • Présentation du menu toujours disponible à la fin des activités et accès direct au menu via l’icône « hamburger » en haut à gauche de l’écran.
  • Un nouveau champ de recherche a été implémenté dans le flux d’actualités.
    • Il est possible de saisir un terme quelconque et de filtrer les activités qui contiennent ce terme dans le titre, la description ou le nom.
  • Un badge de notification a été intégré.
    • L’utilisateur voit le nombre de tickets qui ont été ajoutées depuis sa dernière visite.
  •  
Module Immeubles

Reprise des prestataires de services (artisans) à partir de l’ERP

  • Huperty propose désormais à ses clients une extension permettant de reprendre les prestataires de services du système ERP Immotop 2. Les prestataires de services enregistrés pour les biens immobiliers sont alors automatiquement repris et ajoutés à Huperty.
  • Si vous êtes intéressé(e), veuillez contacter directement votre Customer Success Manager chez Huperty.

Ajouter un propriétaire de rendement chez Interlocuteur-Sync dans Huperty

  • Il est désormais possible de saisir d’autres interlocuteurs en tant qu’utilisateurs chez le/la propriétaire d’un immeuble.
  • Dans les systèmes ERP courants, il n’est souvent possible de saisir qu’une seule personne avec le nom de l’entreprise et un e-mail.
  • Avec Huperty dans le backend, le gestionnaire peut désormais saisir directement des interlocuteurs sous « Personnes liées » et les intégrer dans toute communication.
  • Ces personnes ne sont pas reflétées dans l’ERP.
  •  
Assemblée des copropriétaires

PPE Frontend : procès-verbal et pièces jointes

  • Désormais, le procès-verbal de l’assemblée et les annexes sont montrés dans le frontend à l’utilisateur avec la désignation qui a été définie dans le nom du document dans le backend.

Backend PPE : Reprise de l’heure

  • L’heure de la dernière assemblée est désormais reprise comme heure par défaut si une assemblée précédente est utilisée comme modèle.

Quorums et votes pour tous les votes actuels

  • Si, lors d’une assemblée, le réglage de base pour les quorums et les votes (pas pour les votes individuels) est modifié, il est désormais possible de l’appliquer à TOUS les votes.
  • Important : cela concerne les critères de contrôle d’un quorum et non pas quel quorum a été choisi pour chaque vote.
  • Si on ne les a pas saisis correctement, on peut simplement les reproduire pour tous (ou les réinitialiser si on n’est pas sûr).
  • La même logique est utilisée pour les sous-communautés

6.8

Mise à jour du 26 août 2022

Mises à jour générales

Changement du nom affiché dans les e-mails système de Huperty

  • Les e-mails système de Huperty sont envoyés par « no-reply@myhuperty.ch »
  • Désormais, le nom affiché de l’expéditeur « Huperty » est affiché dans l’e-mail, de sorte que le lecteur voit directement de qui provient l’e-mail.
  • Lors de l’envoi d’e-mails provenant de la régie elle-même, le nom affiché de la régie concernée continuera d’être affiché (voir Release 6.7).

Huperty Web-App : Conditions d’utilisation et déclaration de protection des données

  • Le processus d’enregistrement auprès des locataires ou des copropriétaires ainsi que la première utilisation via SingleSignOn (par ex. artisans ou prestataire de services) de Huperty ont été considérablement simplifiés et raccourcis. Il n’y a plus de défilement fastidieux et on commence directement sur la page d’enregistrement.

Envoi d’hyperliens via Huperty

  • Lors de l’envoi de messages, il est désormais possible d’insérer directement des adresses de sites web (URL, hyperliens).
  • Les personnes qui reçoivent ce message peuvent cliquer directement sur le lien à l’intérieur du message pour accéder à la page liée.

Login – affichage du mot de passe

  • Sur la page de connexion, il est possible de faire apparaître le mot de passe en cliquant sur l’œil à la fin du champ de saisie du mot de passe.

Suppression de personnes dans Huperty (clients non-synchronisés)

  • Pour les clients dans un environnement « Non-Sync », il est désormais possible de supprimer des utilisateurs.
  • Auparavant, il était certes possible de supprimer la personne sur un objet, mais celle-ci existait toujours en arrière-plan (sans possibilité d’accès à Huperty).

Module de gestion des tâches (Ticketing)

“Tags » de ticketing “

  • A partir de cette version, tous les clients disposent de tags de tickets qui permettent d’identifier des tickets individuels. Utilisez ces tags pour classer les tickets. Utilisez ces tags pour classer les tickets.
  • Utilisez ces tags pour regrouper les tickets ou pour une évaluation ultérieure via le module de reporting, par ex. pour les rapports au propriétaire, afin d’assurer une structure plus claire.
  • Dans le module « Paramètres de l’entreprise », il est possible de définir et d’enregistrer pour la première fois d’autres « tickets tags » spécifiques aux clients pour les tickets dans les tâches (ticketing), ce qui permet à tous les collaborateurs de les sélectionner par défaut dans la gestion des tâches du ticketing.

Échéance des tickets

  • Les tickets avec une échéance sont affichés dans l’aperçu des tickets avec la date et l’heure définie.

Module immeubles
  • Lors de l’envoi de messages, Newsfeed, la liste de distribution a été complétée par une colonne.
  • Dans la liste de distribution, vous pouvez désormais définir encore plus précisément comment le flux d’informations doit être transmis au destinataire.
  • En cochant la case, vous pouvez décider si l’utilisateur doit recevoir le message par lettre, par e-mail et/ou directement via le flux d’actualités dans l’application (une sélection multiple est également possible).

Assemblée des copropriétaires

Optimisation de l’aperçu de l’assemblée

  • Si vous naviguez vers l’aperçu d’une assemblée, vous remarquerez que nous avons optimisé la structure.
  • L’ordre du jour a été déplacé à la fin de la vue et les boutons avec les différents réglages et pour diverses actions ont été placés au-dessus de l’ordre du jour. Le tableau avec les points de l’ordre du jour est désormais plus grand et donc nettement plus facile à utiliser.
  • Il est également possible de déplier et de replier très facilement la « partie information » supérieure, ce qui permet de libérer de l’espace pour le traitement des points de l’ordre du jour.

Simplification de la logique du statut des points de l’ordre du jour – projet et définitif

  • La nouvelle structure de l’outil de l’assemblée des copropriétaires s’accompagne de modifications concernant le statut des points de l’ordre du jour.
  • Jusqu’à présent, il y avait un bouton « Démarrer le vote préalable » que l’on pouvait activer pour que la copropriété puisse voter en ligne.
    • Important : dès à présent, la gestion travaille avec deux statuts : projet & définitif.
  • En principe, les projets ne sont pas visibles pour les copropriétaires, ce n’est qu’avec le statut définitif que cela devient visible pour les copropriétaires.
  • Pour que les copropriétaires puissent voter de manière anticipée, il faut désormais cocher la case « Vote en ligne jusqu’au », y compris les délais (date / heure). Ce n’est qu’après cette activation que la copropriété peut voter en ligne.
  • Si le statut « projet » est encore activé pour un point de l’ordre du jour, ce point n’est pas encore affiché lors du vote préalable pour le propriétaire.
  • Veuillez noter, par exemple pour les assemblées existantes où la case est déjà cochée, que dès le premier point définitif de l’ordre du jour, les copropriétaires peuvent théoriquement déjà voter sur ce point.

Téléchargement des procès-verbaux et des annexes – Processus

  • Dès que l’assemblée est terminée (couleur violette), l’étape suivante consiste à télécharger le procès-verbal et les annexes via le module de l’assemblée des copropriétaires et à les envoyer via Huperty.
  • Le procès-verbal et les annexes correspondantes sont alors visibles pour la copropriété dans l’application web sous « Assemblée des copropriétaires ».
  • Désormais, ces documents sont directement mis en miroir au niveau de l’immeuble, de sorte que la copropriété peut également les consulter sous « Mes documents ».
    • Important : les clients qui ont déjà téléchargé leurs procès-verbaux et leurs annexes via GED / module d’immeuble doivent les supprimer immédiatement afin d’éviter les doublons.

Assemblée en direct – vue des copropriétaires après le contrôle des présences

  • Dès que les copropriétaires ont passé le contrôle des présences via Huperty, ils ont été directement reliés à l’aperçu de l’ordre du jour.
  • Pendant ce temps, la copropriété ne pouvait pas effectuer d’autres activités sur Huperty.
  • Désormais, cette règle a été annulée et les copropriétaires peuvent se déplacer librement au sein de l’application Huperty.
  • Lorsqu’un vote est lancé, l’app affiche automatiquement le vote directement au participant.

Assemblée en direct – Boutons de vote

  • Lors de différentes assemblées, on a remarqué que lors du vote via Huperty, il n’était pas toujours évident de savoir si une réponse avait déjà été insérée.
  • Huperty a pris cela à cœur et a adapté les boutons en conséquence.
  • Dès qu’une réponse a été sélectionnée, les autres possibilités de réponse sont grisées. La voix peut cependant encore être modifiée jusqu’à la fin du vote.

Les délais sont désormais affichés dans l’application web Huperty de la copropriété.

  • A la demande de divers clients, mais aussi directement de la copropriété, l’affichage des délais dans l’application web Huperty pour la copropriété a été mis en œuvre.
  • Dès maintenant, tous les délais pour les votes préalables, le délai pour le dépôt des points à l’ordre du jour, y compris la date de l’assemblée de la copropriété, sont affichés dans la Web-App
  • Plus de clarté pour une assemblée des copropriétaires plus efficace

Assemblées PPE pour des sous-groupes

  • Jusqu’à présent, les assemblées ne pouvaient être organisées que pour un immeuble entier (communauté).
  • Il était certes possible d’enregistrer des sous-communautés et/ou des cercles de vote pour des votes individuels, mais pas des assemblées entières
  • Dès à présent, il est possible de créer des sous-groupes spécifiques pour une assemblée. Quelques exemples d’application sont les assemblées de comités/commission ou de sous-communautés ou d’autres assemblées de cercles/groupes spécifiques au sein d’une copropriété.
  • Le calcul des voix est décomposé en conséquence et l’administrateur a dès à présent la possibilité d’organiser des assemblées pour divers sous-groupes. Seules les personnes qui possèdent un objet dans le sous-groupe choisi verront l’assemblée.
  • Lors de la saisie des données de base, le sous-groupe souhaité peut être sélectionné via le menu déroulant.
  • Ce choix comprend les structures générées automatiquement qui sont reprises par le système ERP, les cercles de vote créés ainsi que les sous-communautés

Nouveau module Place du marché « Community »
  • Avec la nouvelle version, nous aimerions également vous présenter notre nouveau module, la place du marché (Community).
  • Grâce à ce nouveau module, les locataires et les copropriétaires ont la possibilité de lancer des annonces dans leur copropriété via l’application web Huperty.
  • Que l’on soit à la recherche de quelque chose, que l’on veuille le donner ou le vendre, la place du marché offre davantage de possibilités aux locataires et aux copropriétaires.
  • La gérance elle-même peut également placer de telles annonces.
  • IMPORTANT :
    • Le nouveau module supplémentaire ne sera activé pour les locataires et les copropriétaires que sur demande du client.
    • N’hésitez pas à nous contacter à ce sujet (support@huperty.ch).

6.7

Mise à jour du 25 juin 2022

Mises à jour générales

Expéditeur de l’e-mail system@myhuperty.ch

  • Jusqu’à présent, lors de l’envoi d’e-mails aux locataires et aux copropriétaires, le « System@myhuperty.ch » était affiché comme personne de contact dans l’e-mail.
  • Désormais, le nom d’affichage ainsi que l’adresse e-mail de l’exploitant concerné sont indiqués.
  • Les réponses à ces e-mails sont désormais automatiquement transmises à la bonne personne ou au gérant.

Optimisation du choix de la langue en fonction de l’utilisateur

  • La langue de l’utilisateur est contrôlée par l’utilisateur, ce qui permet à chaque utilisateur de voir la langue qu’il a choisie. Désormais, les langues sont également reprises du système ERP, mais peuvent toujours être réglées par l’utilisateur lui-même. Lors de la création d’une nouvelle personne dans Huperty (par ex. prestataire de services), une langue est indiquée.
  • Désormais, le choix de la langue est également disponible sur la page d’accueil.

Sécurisation des liens d’accès

  • Les liens SingleSign On peuvent être utilisés pour l’utilisation accessible de Huperty sans saisie de données de connexion. Afin que ces liens ne restent pas présents à long terme sur le réseau sans être sécurisés, ils expirent après un temps défini. Dès qu’un lien expiré est sélectionné, un nouveau lien est envoyé au destinataire original afin que l’accès soit à nouveau possible sans problème.
  •  
Module Ticketing

Tâches récurrentes (tickets)

  • Dès à présent, vous pouvez programmer des tâches récurrentes dans Huperty et vous disposez de votre propre aperçu des tâches récurrentes.
  • La tâche périodique crée automatiquement au moment voulu un ticket avec des contenus prédéfinis et ce toujours directement pour la personne actuellement responsable.

Messages automatiques chez l’utilisateur

  • Jusqu’à présent, le feedback automatique concernant la réception de la notification par la gérance n’était affiché que pour certains processus.
  • Avec l’introduction de nouveaux formulaires dans la Web-App pour les utilisateurs, cette fonction a été étendue simultanément à toutes les demandes.

Boutons de notification orange pour les nouveaux tickets et les tickets non lus

  • Désormais, les nouveaux tickets ou les tickets non lus seront affichés dans le backend avec une marque orange (chiffre).

Fonction de la suppléance

  • Sous « Paramètres », il était déjà possible d’enregistrer un suppléant. Celui-ci a désormais une fonction avancée !
  • Sous les absences dans le module « Réglages », vous pouvez non seulement enregistrer votre remplaçant, mais aussi vos absences.
  • Le remplaçant peut traiter et consulter vos tickets pendant votre absence.
    • En cochant diverses cases, vous pouvez définir ce que votre suppléant voit/reçoit pendant votre absence :
      • Envoyer 3 jours avant l’absence l’information au remplaçant
      • Afficher également les tickets dans son ticketing en cas de remplacement
      • Envoyer une notification pour les tickets vers le remplaçant pendant l’absence
      • Envoyer une notification pour les tickets à moi-même pendant l’absence

Les fichiers e-mail peuvent désormais être joints

  • Outre le téléchargement de documents Word, de PDF ou d’images, il est désormais possible de joindre des e-mails.

Les e-mails envoyés peuvent être consultés dans l’historique

  • Si vous envoyez des e-mails à partir de Huperty, vous pouvez les consulter dans l’historique.
  • Avec l’icône « œil », vous pouvez voir ce que vous avez envoyé et si cela a été reçu.
  • De plus, l’e-mail a un statut qui vous permet de voir si l’e-mail a été envoyé et s’il a déjà été lu.
  •  
Module Immeubles

Choix de la langue lors de la création de nouvelles personnes

  • Pour les clients qui n’ont pas de système ERP, la langue de l’utilisateur peut être définie dans le backend.
    • Vous pouvez cliquer sur le bouton « Modifier les objets » et sélectionner la personne en double-cliquant dessus.
  • Pour les clients disposant d’un système ERP, la langue est déjà reprise lors de la synchronisation.

Mode d’édition « Short Cut »

  • Jusqu’à présent, il existait un mode d’édition « Editer les objets » directement sur la page d’accueil du module de l’immeuble.
  • Désormais, ce bouton est également intégré au niveau de l’objet, ce qui vous permet d’éditer vos données directement au niveau de l’objet.

Ordre de la liste de distribution lors de l’envoi de lettres

  • Les lettres sont maintenant classées chronologiquement par objet, dans le but de lister les personnes du même ménage les unes après les autres.

Champ de texte libre pour les informations relatives aux biens immobiliers

  • Sous l’immeuble concerné, il y a à tous les niveaux (à l’exception de la personne) un nouveau champ de texte libre dans lequel des informations peuvent être saisies.

Lien avec pièces jointes désormais aussi pour les messages de portfolio (NewsFeed)

  • Comme pour l’envoi des invitations aux copropriétaires ou des procès-verbaux par e-mail, un lien est désormais envoyé avec les entrées du NewsFeed lorsque des pièces jointes plus volumineuses sont envoyées.

Extension de la vue détaillée des objets : outil de gestion

  • Un lien hypertexte a été introduit pour vous permettre de passer d’un immeuble à l’autre.
  • Si vous vous trouvez à un niveau (p. ex. niveau des personnes) dans le module des immeubles, vous ne devez pas faire tout le lien pour revenir à l’aperçu lorsque vous cherchez quelque chose.
  • Si vous souhaitez accéder au niveau de l’immeuble, le lien hypertexte vous aidera.
  •  
Assemblée des copropriétaires

Boutons avant et arrière dans les points de l’ordre du jour

  • Dans les points de l’ordre du jour en phase de préparation, il y a de nouveaux boutons avec diverses fonctions
    • Point suivant de l’ordre du jour
    • Point précédent de l’ordre du jour
    • Ajouter le point principal de l’ordre du jour (si vous êtes arrivé à la fin de l’ordre du jour)
  • Lors de la préparation des points de l’ordre du jour, vous pouvez désormais passer au point suivant de l’ordre du jour avec la fonction « Point suivant de l’ordre du jour ».
  • De plus, il n’est plus nécessaire de revenir à l’aperçu pour entrer dans un nouveau, mais il est possible de revenir au point de l’ordre du jour souhaité en cliquant sur « Point de l’ordre du jour précédent ».

Les notes sur le procès-verbal peuvent être modifiées après la fin de l’assemblée.

  • Vous pouviez déjà déposer vos annotations avant l’assemblée sous  » Notes de procès-verbal « .
  • Dès que l’assemblée est terminée, vous pouvez entrer dans les points respectifs de l’ordre du jour et compléter tranquillement votre procès-verbal sous  » Note de procès-verbal « .
  • Une fois le procès-verbal envoyé, l’assemblée est clôturée et le procès-verbal ne peut plus être édité.

6.6

Mise à jour du 01 mai 2022

Assemblées de copropriétaires
  • Statut des assemblées
    • Lorsqu’une assemblée est terminée, il y a un nouveau statut (état d’une assemblée), celui-ci s’appelle « Terminé » :
      • Le propriétaire est « libéré » de l’assemblée et peut à nouveau utiliser l’application normalement.
      • Lorsque le propriétaire se trouve dans le frontend sous l’assemblée avec le statut terminé, il ne voit que le menu de l’ordre du jour, mais sans les résultats. Il voit donc l’ordre du jour de la même manière qu’avant ou pendant l’assemblée.
      • Il y a une phrase d’introduction : l’assemblée est actuellement en cours de traitement. Dès que cela est terminé, les résultats sont affichés ici.
    • Si le procès-verbal est envoyé via Huperty, le statut passe à « Terminé », ce n’est qu’à ce moment-là que l’assemblée est terminée.
    • Ce n’est qu’à ce stade que les résultats, le procès-verbal, les annexes, etc. sont disponibles. peuvent être consultés dans l'(app).

  • Échelle de couleurs des assemblées
    • Jusqu’à présent, deux couleurs indiquaient si une assemblée se trouvait en phase de préparation (vert pétrole) ou si elle avait déjà commencé (vert clair). Désormais, il existe d’autres niveaux d’état, respectivement des couleurs modifiées pour les boutons.
    • Phase de préparation (bleu)
    • La réunion a commencé (vert clair)
    • La réunion est terminée (violet)
    • Assemblée terminée (se trouve sous « Afficher toutes les assemblées »)

  • Création guidée d’assemblées (Wizard)
    • Grâce au nouveau Wizard (popover) lors de la création d’une nouvelle assemblée dans Huperty, on est guidé dans la phase de préparation par les données de base les plus importantes d’une assemblée.
      1. Définir les données de base
      2. Définir les quorums et les votes
      3. Créer des sous-communautés
      4. Définir les cercles de vote
      5. Reprendre l’ordre du jour des assemblées précédentes.
    • En outre, il est désormais possible de reprendre les données de la dernière assemblée clôturée.

  • Nouveaux paramètres pour les données de base
    • Date définitive
      • Une date doit toujours être définie.
      • Si la date n’est pas sélectionnée comme « définitive », elle est également définie comme telle pour la copropriété (date encore ouverte).
    • Visible pour la copropriété (dans l’app)
      • Vous pouvez décider si l’assemblée doit être affichée ou non dans l’app pour la copropriété.
    • Vote en ligne / participation personnelle / procurations
      • Vous décidez si la copropriété peut voter en ligne, s’inscrire pour une participation personnelle ou même établir des procurations. Si une case est désactivée, le bouton de cette option ne s’affiche pas dans l’application de la copropriété.
    • Ajouter des informations / des notes
      • Vous pouvez désormais déposer des informations sur la communauté en général et sur l’assemblée en cours en particulier.

  • Reprise de l’ordre du jour
    • Désormais, lorsque vous ouvrez une nouvelle assemblée, vous pouvez reprendre les différents points de l’ordre du jour des dernières assemblées.

  • Déposer des points à l’ordre du jour
    • Jusqu’à présent, il y avait une liste d’options.
    • Avec la sélection déroulante « Saisie manuelle », il est désormais possible de remplir le champ de texte de manière variable.

  • Contrôle des entrées
    • Le contrôle des entrées est désormais encore plus simple. Grâce au code QR remanié, le code peut être scanné directement avec l’appareil photo du téléphone portable et l’utilisateur est directement redirigé vers la page correcte. Cela s’applique bien sûr aussi à la lettre d’enregistrement.
    • En outre, il n’est possible d’ajouter manuellement la voix que pour les personnes qui ont été effectivement admises lors du contrôle d’entrée.
    • Cela raccourcit nettement la liste et donc la manipulation, mais cela évite aussi des résultats et des calculs erronés pour la quantité de base.

  • Protocole dans la phase de préparation
    • Jusqu’à présent, le procès-verbal était établi pendant une assemblée en direct.
    • Désormais, il est possible de laisser des notes dès la phase de préparation (sous les points de l’ordre du jour), notes qui pourront être complétées pendant l’assemblée.

  • Téléchargement de la piste d’audit
    • Lorsque vous ouvrez une assemblée terminée, le bouton « Audit Trail Download » fait apparaître une liste indiquant quelle personne a contribué au vote et quel contenu.

Formulaire web
  • Les cas standard (formulaires) peuvent désormais être déposés sur votre page d’accueil. Les personnes qui ne sont pas enregistrées peuvent simplement y déposer un message ou sélectionner l’un des cas standard (commander une plaque nominative, demande d’animal domestique, etc.
  • Vous recevez ces demandes directement dans votre système de billetterie de Huperty.

Nouveaux formulaires/cas pour les propriétaires/locataires
  • Sous la rubrique « Service Center », les utilisateurs enregistrés pouvaient traiter numériquement les demandes normales ainsi que les déclarations de sinistre.
  • Avec la nouvelle version, d’autres options viennent s’ajouter pour mieux catégoriser les demandes et simplifier le traitement ultérieur pour les administrations.
    • Commander des bulletins de versement
    • Commander des clés
    • Commander des badges
    • Modifier les coordonnées bancaires
    • Questions sur les factures
    • Autres demandes
    • Déclarer un sinistre

Newsfeed / Nouveau message
  • Lorsqu’un utilisateur fait un commentaire sur une entrée du fil d’actualité, le gestionnaire en est averti par e-mail.
  • L’option de notification peut être

6.5

Mise à jour du 11 février 2022

Généralités
Un nouveau module : Gestion des documents

Grâce au tout nouveau module, les documents peuvent être facilement classés en ligne de manière centralisée :

  • Accès aux documents à tout moment et partout grâce aux archives en ligne.
  • Mise à disposition pour les propriétaires, les locataires et les autres parties impliquées.
  • Manipulation simple et possibilités de sélection pour le dépôt individuel et, si nécessaire, l’envoi par e-mail et par courrier physique.
  • Indexation des documents avec vos propres types de documents ou tags et attribution de structures de dossiers individuelles.

Vous êtes intéressé(e) ? Contactez-nous dès aujourd’hui pour plus d’informations !

  • Synchronisation supplémentaire avec un système de gestion de documents (DMS) existant : si un DMS est déjà utilisé dans votre entreprise, vous avez la possibilité de le synchroniser avec Huperty grâce aux interfaces mises à disposition.

  • La communication avec les locataires et les propriétaires est encore plus simple :
    • Vous pouvez envoyer directement des lettres en série ou des e-mails à vos locataires et propriétaires et/ou créer des entrées sur le tableau d’affichage. Huperty choisit toujours le canal idéal pour vous.
    • Avec la révision complète, quelques nouvelles possibilités ont été ajoutées ; vous pouvez désormais ajouter des pièces jointes, faire la distinction entre le fil d’actualité ou la lettre/l’e-mail, créer un formatage HTML des textes, automatiser l’envoi en fonction du temps, et profiter de la fonction « Like et commenter » des entrées sur le tableau d’affichage. D’autres petites optimisations rendent la communication encore plus simple et plus efficace.

Ticketing / gestion des tâches
  • Distinction entre les notes internes et les messages vers l’extérieur : ne confondez plus jamais les entrées internes et l’envoi de messages. Grâce à la distinction visuelle et textuelle, vous savez toujours immédiatement si le message est visible uniquement en interne pour les collaborateurs de votre entreprise ou s’il est destiné à une personne extérieure à votre entreprise.
  • Dès qu’un ticket existant vous est attribué, vous en êtes désormais informé par une notification par e-mail. Comme pour tous les autres e-mails du système, vous pouvez adapter les notifications dans vos paramètres personnels.
  • Dans le ticket, vous pouvez consulter directement les données de contact pertinentes. Si un appel est nécessaire, vous pouvez désormais obtenir les coordonnées d’une personne en un seul clic.

Biens immobiliers (données de base des objets)
  • Gardez une vue d’ensemble sur les changements de situation : Chaque personne peut être enregistrée avec une date de validité, ce qui empêche automatiquement les accès erronés ou obsolètes après l’expiration de cette date. Les biens immobiliers et la synchronisation ont également évolué : Les anciens biens immobiliers sont masqués par défaut, mais peuvent toujours être consultés ultérieurement.
  • L’aperçu des objets est en outre encore plus clair ; les niveaux identiques sont automatiquement masqués. Vous évitez ainsi les niveaux répétitifs lors de l’affichage et du classement de documents sur des niveaux erronés.

 

Réunions de copropriétaires
  • Avec la dernière mise à jour, il n’est plus nécessaire de marquer et de copier manuellement les tableaux dans le module Assemblées des propriétaires. Il suffit de glisser les données dans un fichier Excel pour pouvoir les traiter comme vous le souhaitez.
  • Vous êtes-vous déjà heurté à la limite du fournisseur de messagerie du destinataire lors de l’envoi d’e-mails avec de nombreuses ou de grandes pièces jointes ? Huperty y remédie et met à disposition des pièces jointes plus volumineuses via un lien de téléchargement. Huperty reconnaît automatiquement les e-mails trop volumineux et envoie les documents via un lien dans l’e-mail vers la plateforme de téléchargement.
  • Télécharger l’ordre du jour sous forme de projet dans Word, sans devoir le mettre à l’état « définitif » : Grâce à cette fonctionnalité, les ordres du jour peuvent être tirés au format Word. De plus, tous les points de l’ordre du jour qui ont encore le statut de projet sont également inclus. Vous pouvez ainsi vérifier facilement si tout est correct et procéder à des adaptations si nécessaire.

6.4

Mise à jour du 01 décembre 2021

Généralités
Nouveau module : Reporting
  • Profitez de rapports individuels qui peuvent être créés directement avec Huperty de manière autonome. Exploitez vos données de Huperty en un clic, composez des rapports individuels pour vos clients et abonnez-vous à des rapports récurrents.
  • De plus, tous nos workflows reçoivent des textes de statut de reporting automatisés. Ceux-ci indiquent dans le reporting au propriétaire où il en est, sans que celui-ci ne voie tous les détails du ticket.
    Répertoire des artisans : Enregistrez une seule fois chez Huperty vos artisans pour toute votre entreprise et profitez de l’augmentation directe de l’efficacité. Non seulement la saisie répétée n’est plus nécessaire, mais vous pouvez en outre enregistrer les prestataires de services saisis comme standard pour des immeubles sélectionnés. Rendez ainsi votre processus de commande et d’offre encore plus efficace !
  • De plus, la déclaration de sinistre peut désormais être établie de manière encore plus précise. Il est notamment possible de définir si le dommage se situe dans les propres locaux de l’entreprise ou dans les zones générales de l’immeuble.
  • En outre, les déclarations qui arrivent en tant que demande standard peuvent également être attribuées à un processus sans qu’il soit nécessaire de créer de nouveaux tickets. Vous pouvez tout simplement choisir le type au début et continuer à traiter la demande dans le même ticket.
  • Propriétaire ou locataire avec plusieurs interlocuteurs ? Pas de problème : chez Huperty, vous pouvez enregistrer tous les contacts et leur attribuer un rôle. Vous pouvez ainsi vous adresser à la bonne personne en fonction du sujet. Grâce au dépôt, les personnes ne doivent être saisies qu’une seule fois et peuvent toujours être sélectionnées et réutilisées en un seul clic.
  • Regroupement des canaux de communication : Saisissez les messages envoyés par les résidents dans Huperty. Grâce au « choix de l’annonceur », celui-ci profite des mises à jour automatiques au sein des processus Huperty. En outre, il n’a même pas besoin de s’enregistrer pour cela grâce au lien d’authentification unique dans l’e-mail. Les locataires profitent également des retours d’information et des mises à jour automatiques.
  • Délégation au sein de Huperty : les tickets sont automatiquement attribués au bon gestionnaire. Les tickets peuvent ensuite être délégués à tout moment dans leur intégralité (responsabilité) ou seulement pour certaines étapes du processus (attribution).

6.3

Mise à jour du 20 septembre 2021

Généralités
  • Langue dirigée vers le destinataire. Grâce à la capacité multi-langues de la plateforme, toutes les communications sont envoyées et affichées par le système dans la langue du destinataire.
  • Interface Immotop 2 : Une autre interface est terminée ! Nos clients profitent désormais de l’interface avec Immotop 2 et de la reprise de ses données dans Huperty. Ainsi, toute double saisie des données est supprimée.
  • Plusieurs interlocuteurs dans une entreprise, qu’il s’agisse d’un client ou d’un locataire. Huperty permet d’enregistrer un nombre illimité de personnes comme interlocuteurs et de les intégrer automatiquement dans les processus. Vous avez ainsi le bon contact pour chaque cas.

6.2

Mise à jour du 28 juillet 2021

Généralités
  • Il existe désormais une information de version directe : l’information de version indique désormais quand une nouvelle version avec les fonctionnalités sera disponible et informe sur les nouvelles fonctions, les adaptations et donne d’autres informations utiles. Vous en serez automatiquement informé lors de votre première connexion.
  • Amélioration de la gestion des personnes
  • Correcteur orthographique pour les champs de texte libre (basé sur le navigateur)

Réunions de propriétaires
  • Extension de la liste de distribution pour l’envoi
  • Nouvel ensemble de base pour les quorums pour les votes lors des assemblées de copropriétaires : Personnes votantes (oui/non sans abstention)
  • Dépouillement manuel et séparé des sous-communautés (MEG)
  • Définition des voix d’objet par objet (pas de voix d’objet par objet, une, ou plusieurs selon le règlement)
  • Ouverture de pièces jointes directement à l’assemblée dans le cockpit ainsi qu’à l’intérieur de la présentation (mode présentation).
  • Le contrôle des entrées est encore plus simple, outre l’enregistrement autonome par la copropriété, la gérance peut également faire participer le/la propriétaire en un clic via l’appareil.

Processus
  • Processus de gestion des logements vacants désormais disponible. Celui-ci est intégré de manière transparente dans le processus de relocation pour une vue d’ensemble transparente.
  • Optimisation du contrôle automatique des compétences des collaborateurs/trices lors des processus

6.1

Mise à jour du 31 mai 2021

Généralités
  • Intégration de tiers via un lien avec authentification unique
Assemblées de copropriétaires
  • Génération automatique de procès-verbaux d’assemblées remplis au format Word pour une efficacité accrue
  • Envoi des invitations et des procès-verbaux de Huperty maintenant aussi physiquement en un seul clic
  • Introduction de cercles de vote pour certains sous-groupes lors des votes (ex. MEG ou seulement immeuble A)

Processus
  • Relocation de logements
  • Attribution des mandats (transmission au concierge, mandat avec plafond des coûts ou offre)

6.0

Mise à jour du 17 mars 2021

Généralités
  • Interface avec AbaImmo (Abacus)
  • Interface avec W&W RIMO R5
  • E-mail d’enregistrement avec bouton pour un enregistrement simplifié
  • Diagnostic Check : contrôle standardisé des données fournies par l’ERP

Assemblées de copropriétaires
  • Mode de présentation pour les assemblées en direct
  • Héritage des procurations à des voisins, des tiers
  • Votes préalables possibles avec les procurations
  • Intégration des propriétaires sans appareil pendant l’assemblée