Digitale Immobilienbewirtschaftung – wo anfangen?

Steht bei Ihren Unternehmenszielen 2022 auch irgendwo das Wort «Digitalisierung»? Immobilienverwaltungen haben sich in den letzten Jahren vermehrt auf den langen Weg der digitalen Transformation begeben. Doch welche Lösungen sind die richtigen, bzw. welche Lösungen passen zu mir als Unternehmen? Wie bereitet man sich ideal darauf vor? Und wie können sowohl Mitarbeitende als auch Mieter- und Eigentümerschaften mit an Bord geholt werden?

Die digitale Bewirtschaftung wird immer wichtiger. Einerseits hat uns die Corona-Pandemie gewisse Grenzen der analogen Arbeit aufgezeigt. Andererseits wächst der Druck sowohl von Seiten der Mitbewerber als auch von Mieter- und Eigentümerschaften, digitaler unterwegs zu sein und jederzeit auf wichtige Informationen zugreifen zu können. Vieles spricht dafür: mehr Effizienz, mehr Transparenz, einfacheres und vor allem effizienteres Arbeiten. Aber auch viele Ängste bremsen eine Entscheidung. Wo fängt man an und welche Lösungen braucht man wirklich?

In einem Huperty Webinar im Oktober 2021 sind wir diesen Fragen auf den Grund gegangen. Mit der fachlichen Unterstützung von Marco Camenzind, Geschäftsleiter Camenzind Immobilien AG, und Ramon J. Kälin MRICS, CEO Sanjo Management AG, führte Huperty CEO Stefan Kästli ein Gespräch über die Vorteile und Herausforderungen der digitalen Bewirtschaftung.

Immobiliensoftware

Mittlerweile gibt es eine Vielzahl von PropTechs, welche Immobiliendienstleister in verschiedenen Bereichen unterstützen. Während sich gewisse Anbieter mehr auf die Schaffung von Vorteilen für die Mieterschaft konzentrieren, verfolgen andere eher den Ansatz der Immobilienbewirtschaftung Werkzeuge in die Hand zu geben, welche ihren Alltag erleichtern. So liegt bei Huperty beispielsweise der Fokus auf der Digitalisierung und Automatisierung von Aufgaben und Arbeitsabläufen, welche zum Alltag der Bewirtschaftung gehört.

Stand heute gibt es kaum eine Software as a Service (SaaS) Lösung, welche alle Bereiche entlang der Immobilie vollständig abdeckt. Die Corona-Pandemie hat einen regelrechten Gründungsboom ausgelöst. So gibt es heute viele PropTechs, welche Teilbereiche abdecken und sich auf gewisse Prozesserleichterungen entlang der Immobilie fokussieren.  Es kann für eine Immobilienverwaltung schwierig sein, aus dieser Fülle von Angeboten auszuwählen und noch den Überblick zu behalten. Als Immobilienverwaltung muss man sich einerseits fragen, welche Problemstellungen im eigenen Unternehmen vorherrschen. Was sind die häufigsten Zeitfresser? Welche Prozesse könnten durch den Einsatz von modernster Software optimiert werden?  Diese Gedankengänge sind wichtig, damit ein guter Fahrplan aufgestellt werden kann.

«Ein grosser Vorteil heutzutage ist, dass wir in der Branche miteinander sprechen. Vom Austausch mit anderen Unternehmen an diversen Events kann man gerade in Bezug auf Softwarelösungen extrem profitieren. Ausserdem erleichtert einem der SVIT Digital Kompass den Entscheidungsprozess. Man erhält einerseits einen guten Überblick und kann sich andererseits darüber informieren, was heutzutage überhaupt alles möglich ist», erklärt Marco Camenzind, Geschäftsleiter Camenzind Immobilien AG.

Der Digital Kompass Schweiz wurde 2017 von der Digitalisierungs-Kommission des SVIT Zürich lanciert und bietet Unternehmen eine geführte Hilfe bei der Recherche nach Software-Lösungen.

Interne Vorbereitung

Ein hilfreicher und wichtiger Aspekt vor dem Schritt zur Digitalisierung ist ausserdem die interne Vorbereitung. Damit die Vorteile der zukünftigen Software so schnell wie möglich vollständig genutzt werden können, ist es ideal, die internen Begebenheiten bereits im vornherein zu optimieren – falls das nicht schon der Fall ist.

Ein wichtiger Faktor hierbei betrifft die Aufbereitung der Daten. Sind die Daten bereits vollständig digital hinterlegt? Sind alle Daten korrekt und auf dem neuesten Stand? Wie siehts mit Unterlagen und Dokumenten aus? Je besser die Datenqualität, desto kürzer die Datenbereinigungsphase und desto reibungsloser gelingt der Start mit einer neuen Software.

Je nach Software-Anbieter können auch bei den Customer Success Teams «best practice» Tipps abgeholt werden.

Klären Sie also ab, welche technischen Voraussetzungen in Ihrer Unternehmung nötig sind und – falls notwendig – welche Anpassungen gemacht werden müssen.

Mitarbeitende sowie Mieter- & Eigentümerschaft inkludieren

Ein letzter Punkt, welcher nicht zu unterschätzen ist, betrifft den Einbezug von Mitarbeitenden sowie Mieter- & Eigentümerschaften – also den direkten Anwendern Ihrer neuen Software.

Zuallererst müssen Ihre Mitarbeitenden mit der Software zurechtkommen und den Mehrwert erkennen. Dies fordert einerseits eine klare und gute interne Kommunikation, andererseits aber auch ein optimales Onboarding von Seiten der Software-Anbieter. Hier lohnt es sich nachzufragen, wie Sie auf das neue Tool geschult werden.

Als Beispiel verwendet Huperty den Ansatz, dass bei grösseren Bewirtschaftungsteams sogenannte «Super-User» geschult werden. Die internen Mitarbeitenden, welche als solche Fachperson ausgewählt werden, fungieren dann bei Fragen als erste Ansprechperson. Kleinere Teams werden hingegen direkt gemeinsam geschult.

Weiter müssen auch – je nach Software – die Endnutzer, also die Mieter- & Eigentümerschaften, laufend dazu angeregt werden, das neue Tool zu nutzen und sich zu registrieren. Auch hier gibt es viele verschiedene Ansätze.

«Der Onboardingprozess ist zentral für eine funktionierende Mieterplattform – nur mit einer hohen Registrationsrate kann sich das Bewirtschaftungsteam auf einen durchgängig digitalen Prozess fokussieren und die gewünschte Effizienzsteigerung erarbeiten. Es ist daher wichtig, zum einen die bestehende Mieterschaft stetig mit dem Mehrwert zu konfrontieren, damit sie sich registrieren. Zum anderen ist es bei einer neuen Mieterschaft wichtig, dass die Bewirtschaftung den physischen Touchpoint (bspw. Schlüsselübergabe) nutzt, um die Mieterschaft direkt auf der Plattform zu registrieren. Wir verzeichnen aktuell eine Onboardingrate von 69% (overall)», so Ramon J. Kälin MRICS, CEO Sanjo Management AG.



Der Weg in die Digitalisierung ist somit notwendig, muss jedoch gut geplant werden. Für weitere Informationen steht das Huperty Team Ihnen immer gerne zur Verfügung.